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2017年12月 2日

日清食品 経費精算社内システム外販

 11月30日の日経電子版でリリースされました。

 ムダな仕事の代表例とされる経費精算のデータ入力。日々の作業を効率化する製品やサービスが増えるなか、年8300時間分の仕事を減らした実績を基に自社システムを外販するユーザー企業が現れた。

 日清食品ホールディングス(HD)は、東日本旅客鉄道(JR東日本)と共同開発した「経費精算システム」の外販を始めたと2017年9月8日に発表した。特徴はクレジットカードや交通系電子マネーのSuica(スイカ)を使った決済履歴を自動的にシステムに取り込める点。両者に対応するサービスは珍しい。

 同システムは、日清食品HDが社内システムとして長く運用してきたもの。2011年から2016年にかけてグループ主要7社に順次導入し、約1200人の経費精算を自動化してきた。

 経理部門の確認作業も減り、合計で年間約8300時間の労働時間を減らす効果が出ているという。これとは別に、立て替え払いした社員への銀行振込手数料など、年間4100万円のコストを削減する効果もあった。

 日清食品HDは経費精算業務のムダを省くため、2011年以前に社員向けのコーポレートカードを導入していた。出張時の新幹線代やタクシー代、交際費などの決済履歴を経費精算システムが自動的に取り込む仕組みだ。

 ただ、コーポレートカードでは社員の多くが日々使う電車代を支払えない。「労働時間の削減効果が頭打ちになった」と横山之雄取締役CFOグループ財務責任者は振り返る。

 社員は電車を乗り降りする際、会社支給のSuicaを使っている。横山CFOらはSuicaのICチップに保管されている乗降履歴をICカードリーダー経由でシステムに取り込んで、経費精算を自動化する方法を検討した。

 だがSuicaのチップは容量の関係で最大20件分しか取り込めないと分かった。「Suicaを何回使ったかを気にするのは利用者に負担をかける」と判断し採用をいったんは見送った。

 「着眼点は良いはずだ」と考えた横山CFOは自らJR東に出向く。同社がサーバーで管理するSuicaの利用履歴データを日清食品HDの経費精算システムに取り込めないかと切り出した。

 個人利用を前提とするSuicaデータを法人提供するという前代未聞の内容だけに、交渉は難航。将来的な共同事業の展開を見据えて、両社が共同開発することで合意に至った。

 こうして2011年秋にSuica連動版の経費精算システムが稼働。両社はSuicaの履歴データを経費精算システムに連動させるには社員の同意を必須とした。日清食品HDがSuicaの「固有番号」を事前にシステムに登録すると、Suica履歴データから利用日時と経路、利用金額を取り込む仕組みだ。

 経費精算システムはSuica料金のチャージを含むコーポレートカードの利用履歴と、Suicaの利用履歴を取り込み、一元化して経費精算の基礎データとする。社員は明細入力の手間がなくなり、「誤って私用で使った」といった履歴を画面上で除外するだけで、経費精算を完了できるようになった。

 以上、皆様のお役に立てば幸いです。

 参照:

 日清食品ホールディングス プレスリリース
 『「働き方改革の処方箋」 Suicaの利用履歴データを活用した経費精算サービスを提供開始!』
 https://cdn.nissin.com/gr-documents/attachments/news_posts/6384/f659be999ec39164/original/20170908-01.pdf?1504852906&_ga=2.152523577.1812198184.1512157922-843039452.1512157922

投稿者:株式会社コストダウン 日時:04:50 | 

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