トピックス

2011年5月21日

ビジネスメール 好感度アップのポイント ベスト15

 本日(21日)のNIKKEIプラス1 「何でもランキング」に取り上げられました。

1.改行と空白をうまく使う
 
 文字がびっしり詰まったメールは読みづらい。1行20~30文字程度を目安に改行し、2~5行文章が続いたら、空白の行を入れるようにする

2.件名を具体的に書く

 日付や会議の名称など本文の内容をイメージできる件名を付ける。「お知らせ」「こんにちは」では開封を後回しにされることもある

3.送信前に読み返す 

 誤字、脱字、変換ミスがないかチェックする。特に会社名や相手の名前、ファイルが添付されているかは要確認
 
4.箇条書きを多用する 

 大事な用件であっても、長文だと読み飛ばされることもある。特に複数の用件を伝えたり、いくつかの質問する場合は箇条書きだと読みやすい

5.冒頭、結びのあいさつを忘れない 

 メールはつい簡略になりがちだが、「お世話になっております」などのあいさつは必要。結びは本文に対応した言葉で締める。

6.結論から書く 

 冒頭のあいさつの後はできるだけ簡潔に要点を伝える

7.大事な用件は送信後に電話する 

 送信ミスや相手が読み忘れることもある。大事なメールは電話でも確認

8.大容量ファイルの送信に注意 

 サイズが大きいファイルは圧縮したり、転送サービスを活用したりする

9.差出人の名前は見落とされないように漢字に 

 アウトルックはツール→アカウントなどから名前を変更

10.件名に「重要」「至急」などを付ける 

 メールの顔である件名で大事なメールであることを伝える

11.強調する項目に【 】や■などのマークを活用

12.文字の色を変えられるHTML形式を使わない

13.できるだけ早く返信

14.アドレス帳に「様」を付けて登録

15.返信の際に宛先の名前に「様」と書き込む

 以上、皆様のお役に立てば幸いです。

投稿者:株式会社コストダウン 日時:08:21 | 

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